Die Zimbra-Poststelle der Akademie von Normandie basiert auf einer Infrastruktur, die in den letzten Monaten ihre Standardkonfigurationen erheblich verschärft hat. Lehrkräfte, die weiterhin die online gefundenen generischen Tutorials anwenden, riskieren, Schutzmaßnahmen zu deaktivieren, die nun von der akademischen DSI auferlegt werden, ohne dabei an Komfort zu gewinnen. Hier erläutern wir die wirklich wichtigen Einstellungen und unterscheiden die Nutzungsprofile.
TLS-Verschlüsselung und Anti-Phishing-Filter in Zimbra: Was die akademische DSI sperrt
Der Webmail-Dienst AC Normandie erzwingt nun die TLS-Verschlüsselung für alle IMAP- und SMTP-Verbindungen. Jeder Versuch einer unverschlüsselten Verbindung wird abgelehnt. Die alten Anleitungen, die empfahlen, „unsichere Verbindungen zulassen“ in einem Drittanbieter-Mail-Client zu aktivieren, sind veraltet und gefährlich.
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Im Hinblick auf Anti-Phishing werden entfernte Bilder standardmäßig im Nachrichteninhalt blockiert. Wir empfehlen, diese Einstellung in Einstellungen > Mail > Anzeige nicht zu ändern. Eine punktuelle Freigabe ist pro Nachricht möglich, was für legitime Kommunikation (institutionelle Newsletter, Canopé usw.) ausreicht.
Die Anti-Spam-Filter von Zimbra klassifizieren automatisch verdächtige Nachrichten im Spam-Ordner. Das manuelle Hinzufügen vertrauenswürdiger Absender über Einstellungen > Mail > Genehmigte Adressen verhindert Fehlalarme bei häufigen Adressen (DSDEN, Rektorat, Fachanwendungen wie LSU oder Pronote). Ein umfassender Leitfaden ermöglicht es, die Zimbra-Poststelle AC Normandie auf DigiGeek zu konfigurieren mit den Details der eingehenden und ausgehenden Serverfelder.
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IMAP-Verbindung auf persönlichen Geräten: Servereinstellungen und DSGVO-Beschränkungen
Die Anweisungen zur Cyber-Resilienz der Schulen beschränken die Verbindungen auf nicht von der Akademie verwaltete persönliche Geräte. In der Praxis nutzen die meisten Lehrkräfte ihr eigenes Smartphone. Hier sind die strengen Parameter, die eingehalten werden müssen, damit die Synchronisierung funktioniert, ohne die Sicherheit des Kontos zu gefährden.
- IMAP-Eingangsserver: Der Hostname ist der des offiziellen Webmail-Dienstes AC Normandie, Port 993, Sicherheit SSL/TLS. Der Benutzername entspricht der akademischen ID (Format vorname.nachname, nicht die vollständige E-Mail-Adresse in einigen Clients).
- SMTP-Ausgangsserver: gleicher Host, Port 465 in SSL/TLS oder 587 in STARTTLS, je nach Client. Die SMTP-Authentifizierung muss mit denselben Anmeldedaten wie der Eingangsserver aktiviert sein.
- Auf Android sollte die native Mail-App oder FairEmail bevorzugt werden, anstelle von Gmail, das manchmal versucht, OAuth2 aufzuzwingen, was von der akademischen Zimbra-Infrastruktur nicht unterstützt wird.
- Auf iOS wird das IMAP-Profil in Einstellungen > Mail > Konten > Andere konfiguriert. Lassen Sie die automatische Erkennung fehlschlagen und geben Sie dann manuell die obigen Einstellungen ein.
Aus Sicht der DSGVO stellt das Speichern von Nachrichten mit Schülerdaten auf einem persönlichen Gerät ein Verantwortungsproblem dar. Die Empfehlung der DSI ist klar: den Ordner „Gesendet“ auf einem nicht verwalteten Gerät nicht zu synchronisieren und die biometrische oder Code-Sperre des Mail-Clients zu aktivieren.
Gemeinsamer Kalender und kollaborative Zimbra-Tools für die Teamarbeit
Der in Zimbra integrierte Kalender wird von den Lehrkräften untergenutzt, obwohl er es ermöglicht, einen pädagogischen Teamkalender ohne Drittanbieter-Tool zu teilen. Im Tab Kalender mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Kalender klicken und „Kalender teilen“ ermöglicht es, Kollegen über ihre akademische Adresse einzuladen. Es gibt drei Berechtigungsstufen: nur Ansicht, Bearbeitung oder vollständige Verwaltung.
Für Klassensitzungen oder Teammeetings fragt die Funktion „Termin vorschlagen“ die Verfügbarkeit der Teilnehmer ab. Dieser Mechanismus funktioniert nur zwischen Zimbra AC Normandie-Konten, nicht mit externen Adressen.
Das gemeinsame Adressbuch (Tab Kontakte > Rechtsklick > Teilen) erleichtert die Verbreitung einer Kontaktliste an ein ganzes Fachteam. Jede Freigabe generiert einen internen Link, der nicht über einen Drittanbieter-Server läuft, was den Rahmen der Datenverarbeitung des Bildungsministeriums respektiert.
Einstellungs-Szenarien in Zimbra je nach Lehrerprofil
Nicht alle Lehrkräfte haben die gleichen Bedürfnisse. Wir unterscheiden drei Typen von Profilen, die unterschiedliche Abwägungen zwischen Sicherheit und Komfort darstellen.
Profil gelegentliche Konsultation
Lehrer, der seine akademische Mailbox einige Male pro Woche ausschließlich über einen Browser abruft. Der Standard-Webmail-Dienst reicht aus. Empfohlene Einstellungen: Blockierung von entfernten Bildern beibehalten, keine automatische Weiterleitung an eine persönliche Mailbox aktivieren (diese Funktion ist in mehreren Akademien aus Sicherheitsgründen deaktiviert), den Spam-Ordner einmal im Monat leeren.
Profil tägliche Mobilität
Lehrer, der in Echtzeit Benachrichtigungen auf seinem Smartphone erhalten muss. Die oben beschriebene IMAP-Konfiguration ist erforderlich. Push-Benachrichtigungen aktivieren, wenn der Client dies zulässt, andernfalls die Synchronisierungsfrequenz auf 15 Minuten einstellen. Die Synchronisierung von Anhängen nur über WLAN deaktivieren, um den automatischen Download großer Dateien über mobile Daten zu vermeiden.
Profil Koordinator oder Direktor
Digitaler Referent, Schulleiter oder Fachkoordinator, der den gemeinsamen Kalender nutzt und Verteilerlisten verwaltet. Dieses Profil nutzt die Zimlets (Zimbra-Erweiterungen) und den gemeinsamen Kalender. Die Aktivierung des Zimlets „Erinnerungen“ in Einstellungen > Zimlets stellt sicher, dass keine Sitzung verpasst wird. Das Erstellen von speziellen Mailordnern pro Projekt (Schulrat, PPRE, Bildungsteam) mit automatischen Filtern auf Betreff oder Absender strukturiert den Posteingang effizient.
Die Konfiguration von Zimbra AC Normandie ist nicht kompliziert, solange die Anforderungen der akademischen DSI eingehalten werden, anstatt sie zu umgehen. Ein korrekt konfiguriertes Konto mit TLS, gezielten genehmigten Adressen und einem aktiven gemeinsamen Kalender deckt nahezu alle Bedürfnisse eines Lehrers ab, ohne auf externe Tools zurückzugreifen, die Fragen zur Konformität aufwerfen.