Arkevia stocke des bulletins de paie, des contrats de travail et des attestations dans un espace chiffré accessible depuis n’importe quel appareil connecté. La plateforme garantit la disponibilité de ces documents pendant plusieurs décennies, y compris après un départ de l’entreprise. Mais entre les évolutions réglementaires de 2026 et le renforcement des mécanismes d’authentification, le fonctionnement concret du coffre-fort numérique Arkevia mérite un examen précis.
Référentiel CNIL 2026 et durées de conservation : ce qui change pour Arkevia
Les guides concurrents rappellent que l’accès au coffre-fort reste actif après la fin d’un contrat de travail. Ils passent à côté d’un point structurant : le référentiel CNIL publié en 2026 précise les obligations liées à la sortie d’un salarié.
Trois durées distinctes coexistent désormais dans l’écosystème de la paie dématérialisée :
- Les éléments d’identification liés à la paie doivent être conservés 6 ans après la dernière DSN transmise.
- Le double du bulletin de paie côté employeur reste archivé pendant 5 ans.
- La disponibilité du bulletin électronique pour le salarié doit être garantie pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de la retraite majoré de 6 ans.
Ce cadre impose à Arkevia de gérer une bascule technique au moment du départ : désactivation du compte employeur, passage en archivage intermédiaire, maintien des droits d’accès résiduels du salarié. Concrètement, le salarié conserve un accès personnel complet à ses documents, tandis que l’ancien employeur perd toute visibilité sur le contenu du coffre.
Un guide complet sur Arkevia coffre-fort détaille les étapes de cette transition et les droits associés à chaque profil utilisateur.
Authentification renforcée sur Arkevia en 2026 : passage à la double vérification
Jusqu’à récemment, l’accès au coffre-fort reposait sur un couple identifiant-mot de passe classique, parfois complété d’un code secret fourni par l’employeur. En 2026, Arkevia généralise l’authentification à deux facteurs (2FA) sur l’ensemble des comptes.
Ce changement modifie la procédure de connexion quotidienne. Après la saisie du mot de passe, un code temporaire est envoyé par SMS ou via une application d’authentification. La connexion n’aboutit qu’après validation de ce second facteur.
Impact concret sur la première connexion
Lors de l’activation initiale, le salarié doit désormais associer un numéro de téléphone personnel ou configurer une application dédiée. Cette étape s’ajoute à la création du mot de passe et au renseignement d’une adresse email personnelle (distincte de l’email professionnel).
Pour les salariés qui quittent leur entreprise, la 2FA reste liée au numéro personnel, pas au numéro professionnel. Un changement de numéro de téléphone sans mise à jour préalable dans Arkevia peut bloquer l’accès au coffre. La procédure de récupération passe alors par le support technique, avec vérification d’identité.
Coffre-fort numérique Arkevia et obligations fiscales : la réforme de septembre 2026
L’article L.102 B du Livre des procédures fiscales impose, à compter du 1er septembre 2026, des durées de conservation allongées pour certaines pièces comptables et fiscales. Cette réforme ne vise pas directement les bulletins de paie des salariés, mais elle pousse les prestataires d’archivage à harmoniser leurs pratiques.
Arkevia, en tant qu’opérateur de coffre-fort numérique, doit garantir que les documents archivés restent intègres et accessibles sur des périodes qui dépassent le cadre RH strict. Les entreprises qui utilisent la plateforme pour stocker des documents au-delà des fiches de paie (attestations fiscales, certificats de travail) sont directement concernées.
| Obligation | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (salarié) | 50 ans ou retraite + 6 ans | Code du travail |
| Double bulletin (employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Identification paie / DSN | 6 ans après dernière DSN | Référentiel CNIL 2026 |
| Pièces fiscales (entreprise) | Durées allongées dès sept. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Ce tableau montre que quatre régimes de conservation différents peuvent coexister dans un même coffre Arkevia. La gestion fine des dates de suppression ou de bascule en archivage définitif devient un enjeu technique pour la plateforme.
Valeur juridique des documents et norme NF Z42-020
Un document numérique n’a de valeur probante que s’il respecte des conditions strictes d’intégrité, d’horodatage et de traçabilité. Arkevia s’appuie sur la norme NF Z42-020, qui encadre les composantes techniques d’un coffre-fort numérique : chiffrement des données, scellement à l’entrée, journalisation des accès.
Le scellement numérique fige le document au moment de son dépôt. Toute modification ultérieure est détectable, ce qui garantit que le bulletin de paie consulté cinq, dix ou trente ans plus tard est rigoureusement identique à celui émis par l’employeur.
Hébergement et conformité RGPD
Les données sont hébergées en France, condition nécessaire pour la conformité au RGPD. Le chiffrement AES-256 protège les fichiers au repos et en transit. Seul le titulaire du coffre peut consulter ou télécharger ses documents – l’employeur perd cet accès après le départ du salarié, conformément au référentiel CNIL.
La combinaison de la norme NF Z42-020 et du cadre RGPD fait d’Arkevia un outil d’archivage à valeur juridique certifiée. Un bulletin de paie extrait du coffre peut être produit comme preuve devant un tribunal ou un organisme de retraite sans contestation possible sur son authenticité.
Le renforcement simultané de l’authentification, l’entrée en vigueur de nouvelles durées fiscales et la mise à jour du référentiel CNIL en 2026 placent Arkevia face à une complexité réglementaire croissante. Pour le salarié, la donnée à retenir reste simple : associer une adresse email et un numéro de téléphone personnels au coffre garantit un accès pérenne, indépendamment de tout changement d’employeur.