Arkevia almacena recibos de sueldo, contratos de trabajo y certificados en un espacio cifrado accesible desde cualquier dispositivo conectado. La plataforma garantiza la disponibilidad de estos documentos durante varias décadas, incluso después de una salida de la empresa. Pero entre las evoluciones regulatorias de 2026 y el refuerzo de los mecanismos de autenticación, el funcionamiento concreto del cofre digital Arkevia merece un examen preciso.
Referencia CNIL 2026 y plazos de conservación: lo que cambia para Arkevia
Las guías competidoras recuerdan que el acceso al cofre permanece activo después de la finalización de un contrato de trabajo. Pasan por alto un punto estructurante: la referencia CNIL publicada en 2026 precisa las obligaciones relacionadas con la salida de un empleado.
Tres plazos distintos coexisten ahora en el ecosistema de la nómina desmaterializada:
- Los elementos de identificación relacionados con la nómina deben ser conservados 6 años después de la última DSN transmitida.
- El duplicado del recibo de sueldo del lado del empleador permanece archivado durante 5 años.
- La disponibilidad del recibo electrónico para el empleado debe estar garantizada durante 50 años o hasta la edad de jubilación aumentada en 6 años.
Este marco impone a Arkevia gestionar un cambio técnico en el momento de la salida: desactivación de la cuenta del empleador, paso a archivo intermedio, mantenimiento de los derechos de acceso residuales del empleado. Concretamente, el empleado conserva un acceso personal completo a sus documentos, mientras que el antiguo empleador pierde toda visibilidad sobre el contenido del cofre.
Una guía completa sobre el cofre Arkevia detalla los pasos de esta transición y los derechos asociados a cada perfil de usuario.
Autenticación reforzada en Arkevia en 2026: paso a la doble verificación
Hasta hace poco, el acceso al cofre se basaba en un par de identificación-contraseña clásico, a veces complementado con un código secreto proporcionado por el empleador. En 2026, Arkevia generaliza la autenticación de dos factores (2FA) en todas las cuentas.
Este cambio modifica el procedimiento de conexión diario. Después de ingresar la contraseña, se envía un código temporal por SMS o a través de una aplicación de autenticación. La conexión solo se completa tras la validación de este segundo factor.
Impacto concreto en la primera conexión
Durante la activación inicial, el empleado debe ahora asociar un número de teléfono personal o configurar una aplicación dedicada. Este paso se suma a la creación de la contraseña y al suministro de una dirección de correo electrónico personal (distinta del correo electrónico profesional).
Para los empleados que abandonan su empresa, la 2FA permanece vinculada al número personal, no al número profesional. Un cambio de número de teléfono sin una actualización previa en Arkevia puede bloquear el acceso al cofre. El procedimiento de recuperación pasa entonces por el soporte técnico, con verificación de identidad.
Cofre digital Arkevia y obligaciones fiscales: la reforma de septiembre de 2026
El artículo L.102 B del Libro de procedimientos fiscales impone, a partir del 1 de septiembre de 2026, plazos de conservación ampliados para ciertos documentos contables y fiscales. Esta reforma no se dirige directamente a los recibos de sueldo de los empleados, pero empuja a los proveedores de archivo a armonizar sus prácticas.
Arkevia, como operador de cofre digital, debe garantizar que los documentos archivados permanezcan íntegros y accesibles en períodos que superan el marco de RRHH estricto. Las empresas que utilizan la plataforma para almacenar documentos más allá de los recibos de sueldo (certificados fiscales, certificados de trabajo) están directamente afectadas.
| Obligación | Duración de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Recibo de sueldo (empleado) | 50 años o jubilación + 6 años | Código del trabajo |
| Duplicado de recibo (empleador) | 5 años | Código del trabajo |
| Identificación nómina / DSN | 6 años después de la última DSN | Referencia CNIL 2026 |
| Documentos fiscales (empresa) | Duraciones ampliadas desde sept. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Esta tabla muestra que cuatro regímenes de conservación diferentes pueden coexistir en un mismo cofre Arkevia. La gestión precisa de las fechas de eliminación o de cambio a archivo definitivo se convierte en un desafío técnico para la plataforma.
Valor jurídico de los documentos y norma NF Z42-020
Un documento digital solo tiene valor probatorio si cumple con condiciones estrictas de integridad, sellado temporal y trazabilidad. Arkevia se basa en la norma NF Z42-020, que regula los componentes técnicos de un cofre digital: cifrado de datos, sellado a la entrada, registro de accesos.
El sellado digital fija el documento en el momento de su depósito. Cualquier modificación posterior es detectable, lo que garantiza que el recibo de sueldo consultado cinco, diez o treinta años después es rigurosamente idéntico al emitido por el empleador.
Alojamiento y cumplimiento del RGPD
Los datos están alojados en Francia, condición necesaria para el cumplimiento del RGPD. El cifrado AES-256 protege los archivos en reposo y en tránsito. Solo el titular del cofre puede consultar o descargar sus documentos – el empleador pierde este acceso tras la salida del empleado, de acuerdo con la referencia CNIL.
La combinación de la norma NF Z42-020 y el marco RGPD convierte a Arkevia en una herramienta de archivo con valor jurídico certificado. Un recibo de sueldo extraído del cofre puede ser presentado como prueba ante un tribunal o un organismo de jubilación sin posibilidad de contestación sobre su autenticidad.
El refuerzo simultáneo de la autenticación, la entrada en vigor de nuevos plazos fiscales y la actualización de la referencia CNIL en 2026 colocan a Arkevia frente a una complejidad regulatoria creciente. Para el empleado, el dato a recordar sigue siendo simple: asociar una dirección de correo electrónico y un número de teléfono personales al cofre garantiza un acceso duradero, independientemente de cualquier cambio de empleador.
