A Arkevia armazena contracheques, contratos de trabalho e certidões em um espaço criptografado acessível de qualquer dispositivo conectado. A plataforma garante a disponibilidade desses documentos por várias décadas, mesmo após a saída da empresa. Mas, entre as evoluções regulatórias de 2026 e o fortalecimento dos mecanismos de autenticação, o funcionamento concreto do cofre digital Arkevia merece uma análise precisa.
Referencial CNIL 2026 e prazos de conservação: o que muda para a Arkevia
Os guias concorrentes lembram que o acesso ao cofre permanece ativo após o término de um contrato de trabalho. Eles deixam de lado um ponto estruturante: o referencial CNIL publicado em 2026 especifica as obrigações relacionadas à saída de um empregado.
Três prazos distintos coexistem agora no ecossistema da folha de pagamento digitalizada:
- Os elementos de identificação relacionados à folha de pagamento devem ser mantidos por 6 anos após a última DSN enviada.
- O duplicado do contracheque do lado do empregador permanece arquivado por 5 anos.
- A disponibilidade do contracheque eletrônico para o empregado deve ser garantida por 50 anos ou até a idade da aposentadoria aumentada em 6 anos.
Esse quadro impõe à Arkevia gerenciar uma transição técnica no momento da saída: desativação da conta do empregador, passagem para arquivamento intermediário, manutenção dos direitos de acesso residuais do empregado. Concretamente, o empregado mantém um acesso pessoal completo aos seus documentos, enquanto o antigo empregador perde toda visibilidade sobre o conteúdo do cofre.
Um guia completo sobre o cofre Arkevia detalha as etapas dessa transição e os direitos associados a cada perfil de usuário.
Autenticação reforçada na Arkevia em 2026: transição para a dupla verificação
Até recentemente, o acesso ao cofre dependia de um par identificador-senha clássico, às vezes complementado por um código secreto fornecido pelo empregador. Em 2026, a Arkevia generaliza a autenticação de dois fatores (2FA) em todas as contas.
Essa mudança altera o procedimento de login diário. Após a inserção da senha, um código temporário é enviado por SMS ou através de um aplicativo de autenticação. O login só é concluído após a validação desse segundo fator.
Impacto concreto na primeira conexão
Na ativação inicial, o empregado deve agora associar um número de telefone pessoal ou configurar um aplicativo dedicado. Essa etapa se soma à criação da senha e ao fornecimento de um endereço de e-mail pessoal (distinto do e-mail profissional).
Para os empregados que deixam a empresa, a 2FA permanece vinculada ao número pessoal, não ao número profissional. Uma mudança de número de telefone sem atualização prévia na Arkevia pode bloquear o acesso ao cofre. O procedimento de recuperação passa então pelo suporte técnico, com verificação de identidade.
Cofre digital Arkevia e obrigações fiscais: a reforma de setembro de 2026
O artigo L.102 B do Livro das Procedimentos Fiscais impõe, a partir de 1º de setembro de 2026, prazos de conservação prolongados para certos documentos contábeis e fiscais. Essa reforma não visa diretamente os contracheques dos empregados, mas pressiona os prestadores de serviços de arquivamento a harmonizar suas práticas.
A Arkevia, como operadora de cofre digital, deve garantir que os documentos arquivados permaneçam íntegros e acessíveis por períodos que ultrapassam o quadro estrito de RH. As empresas que utilizam a plataforma para armazenar documentos além das folhas de pagamento (certidões fiscais, certificados de trabalho) estão diretamente afetadas.
| Obrigação | Duração de conservação | Base legal |
|---|---|---|
| Contracheque (empregado) | 50 anos ou aposentadoria + 6 anos | Código do Trabalho |
| Duplicado do contracheque (empregador) | 5 anos | Código do Trabalho |
| Identificação folha de pagamento / DSN | 6 anos após a última DSN | Referencial CNIL 2026 |
| Documentos fiscais (empresa) | Durações prolongadas a partir de set. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Essa tabela mostra que quatro regimes de conservação diferentes podem coexistir em um mesmo cofre Arkevia. A gestão precisa das datas de exclusão ou transição para arquivamento definitivo torna-se um desafio técnico para a plataforma.
Valor jurídico dos documentos e norma NF Z42-020
Um documento digital só tem valor probatório se respeitar condições rigorosas de integridade, timestamp e rastreabilidade. A Arkevia se baseia na norma NF Z42-020, que regula os componentes técnicos de um cofre digital: criptografia de dados, selagem na entrada, registro de acessos.
A selagem digital fixa o documento no momento de seu depósito. Qualquer modificação posterior é detectável, o que garante que o contracheque consultado cinco, dez ou trinta anos depois seja rigorosamente idêntico ao emitido pelo empregador.
Alojamento e conformidade com o RGPD
Os dados são hospedados na França, condição necessária para a conformidade com o RGPD. A criptografia AES-256 protege os arquivos em repouso e em trânsito. Somente o titular do cofre pode consultar ou baixar seus documentos – o empregador perde esse acesso após a saída do empregado, de acordo com o referencial CNIL.
A combinação da norma NF Z42-020 e do quadro do RGPD faz da Arkevia uma ferramenta de arquivamento com valor jurídico certificado. Um contracheque extraído do cofre pode ser apresentado como prova em um tribunal ou órgão de aposentadoria sem contestação possível sobre sua autenticidade.
O fortalecimento simultâneo da autenticação, a entrada em vigor de novos prazos fiscais e a atualização do referencial CNIL em 2026 colocam a Arkevia diante de uma complexidade regulatória crescente. Para o empregado, a informação a ser retida é simples: associar um endereço de e-mail e um número de telefone pessoais ao cofre garante um acesso duradouro, independentemente de qualquer mudança de empregador.
