Arkevia speichert Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Bescheinigungen in einem verschlüsselten Bereich, der von jedem verbundenen Gerät aus zugänglich ist. Die Plattform garantiert die Verfügbarkeit dieser Dokumente über mehrere Jahrzehnte, auch nach einem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Doch angesichts der regulatorischen Entwicklungen von 2026 und der Verstärkung der Authentifizierungsmechanismen verdient die konkrete Funktionsweise des digitalen Tresors von Arkevia eine genaue Prüfung.
CNIL-Referenzrahmen 2026 und Aufbewahrungsfristen: Was sich für Arkevia ändert
Die konkurrierenden Leitfäden erinnern daran, dass der Zugang zum Tresor nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses aktiv bleibt. Sie übersehen jedoch einen strukturellen Punkt: Der 2026 veröffentlichte CNIL-Referenzrahmen präzisiert die Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters.
Drei unterschiedliche Fristen existieren nun im Ökosystem der digitalisierten Lohnabrechnung:
- Die Identifikationsdaten, die mit der Lohnabrechnung verbunden sind, müssen 6 Jahre nach der letzten übermittelten DSN aufbewahrt werden.
- Die Kopie der Gehaltsabrechnung auf Arbeitgeberseite bleibt 5 Jahre lang archiviert.
- Die Verfügbarkeit der elektronischen Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter muss für 50 Jahre oder bis zum Rentenalter zuzüglich 6 Jahre gewährleistet sein.
Dieser Rahmen zwingt Arkevia, einen technischen Wechsel zum Zeitpunkt des Ausscheidens zu verwalten: Deaktivierung des Arbeitgeberkontos, Übergang zur Zwischenarchivierung, Beibehaltung der residualen Zugriffsrechte des Mitarbeiters. Konkret behält der Mitarbeiter einen vollständigen persönlichen Zugang zu seinen Dokumenten, während der ehemalige Arbeitgeber jegliche Sichtbarkeit auf den Inhalt des Tresors verliert.
Ein umfassender Leitfaden zu Arkevia Tresor beschreibt die Schritte dieses Übergangs und die Rechte, die jedem Benutzerprofil zugeordnet sind.
Verstärkte Authentifizierung bei Arkevia 2026: Umstellung auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bis vor kurzem basierte der Zugang zum Tresor auf einem klassischen Benutzername-Passwort-Paar, manchmal ergänzt durch einen geheimen Code, der vom Arbeitgeber bereitgestellt wurde. Im Jahr 2026 führt Arkevia die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Konten ein.
Diese Änderung verändert das tägliche Anmeldeverfahren. Nach Eingabe des Passworts wird ein temporärer Code per SMS oder über eine Authentifizierungs-App gesendet. Der Zugang erfolgt erst nach Bestätigung dieses zweiten Faktors.
Konkrete Auswirkungen auf die erste Anmeldung
Bei der initialen Aktivierung muss der Mitarbeiter nun eine persönliche Telefonnummer verknüpfen oder eine spezielle App einrichten. Dieser Schritt kommt zur Erstellung des Passworts und zur Angabe einer persönlichen E-Mail-Adresse (die von der geschäftlichen E-Mail-Adresse abweicht) hinzu.
Für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, bleibt die 2FA an die persönliche Nummer gebunden, nicht an die berufliche Nummer. Ein Wechsel der Telefonnummer ohne vorherige Aktualisierung in Arkevia kann den Zugang zum Tresor blockieren. Das Wiederherstellungsverfahren erfolgt dann über den technischen Support, mit Identitätsprüfung.
Digitaler Tresor Arkevia und steuerliche Verpflichtungen: Die Reform von September 2026
Artikel L.102 B des Steuerverfahrensgesetzes sieht ab dem 1. September 2026 verlängerte Aufbewahrungsfristen für bestimmte buchhalterische und steuerliche Unterlagen vor. Diese Reform betrifft nicht direkt die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter, zwingt jedoch die Archivierungsdienstleister, ihre Praktiken zu harmonisieren.
Arkevia, als Betreiber eines digitalen Tresors, muss sicherstellen, dass die archivierten Dokumente intakt und über Zeiträume zugänglich bleiben, die über den strengen HR-Rahmen hinausgehen. Unternehmen, die die Plattform zur Speicherung von Dokumenten über die Gehaltsabrechnungen hinaus (steuerliche Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse) nutzen, sind direkt betroffen.
| Verpflichtung | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung (Mitarbeiter) | 50 Jahre oder Rente + 6 Jahre | Arbeitsgesetzbuch |
| Doppelte Gehaltsabrechnung (Arbeitgeber) | 5 Jahre | Arbeitsgesetzbuch |
| Identifikation Lohn / DSN | 6 Jahre nach letzter DSN | CNIL-Referenzrahmen 2026 |
| Steuerunterlagen (Unternehmen) | Verlängerte Fristen ab Sept. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Diese Tabelle zeigt, dass vier unterschiedliche Aufbewahrungsregime in einem einzigen Arkevia-Tresor koexistieren können. Die präzise Verwaltung der Lösch- oder Übergangsdatumsfristen zur endgültigen Archivierung wird zu einer technischen Herausforderung für die Plattform.
Rechtlicher Wert der Dokumente und Norm NF Z42-020
Ein digitales Dokument hat nur dann Beweiskraft, wenn es strenge Bedingungen an Integrität, Zeitstempel und Nachverfolgbarkeit erfüllt. Arkevia stützt sich auf die Norm NF Z42-020, die die technischen Komponenten eines digitalen Tresors regelt: Datenverschlüsselung, Versiegelung beim Eingang, Protokollierung der Zugriffe.
Die digitale Versiegelung fixiert das Dokument zum Zeitpunkt seiner Ablage. Jede spätere Änderung ist nachweisbar, was garantiert, dass die Gehaltsabrechnung, die fünf, zehn oder dreißig Jahre später eingesehen wird, genau identisch ist mit der, die vom Arbeitgeber ausgestellt wurde.
Hosting und DSGVO-Konformität
Die Daten werden in Frankreich gehostet, was eine notwendige Voraussetzung für die Einhaltung der DSGVO ist. Die AES-256-Verschlüsselung schützt die Dateien im Ruhezustand und während der Übertragung. Nur der Inhaber des Tresors kann seine Dokumente einsehen oder herunterladen – der Arbeitgeber verliert diesen Zugang nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters, gemäß dem CNIL-Referenzrahmen.
Die Kombination aus der Norm NF Z42-020 und dem DSGVO-Rahmen macht Arkevia zu einem Archivierungstool mit zertifiziertem rechtlichem Wert. Eine aus dem Tresor extrahierte Gehaltsabrechnung kann als Beweis vor Gericht oder einer Rentenbehörde ohne mögliche Anfechtung ihrer Authentizität vorgelegt werden.
Die gleichzeitige Verstärkung der Authentifizierung, das Inkrafttreten neuer steuerlicher Fristen und die Aktualisierung des CNIL-Referenzrahmens im Jahr 2026 stellen Arkevia vor eine wachsende regulatorische Komplexität. Für den Mitarbeiter bleibt die zu merkende Information einfach: die Verknüpfung einer persönlichen E-Mail-Adresse und einer persönlichen Telefonnummer mit dem Tresor gewährleistet einen dauerhaften Zugang, unabhängig von einem Wechsel des Arbeitgebers.
