Arkevia archivia buste paga, contratti di lavoro e attestazioni in uno spazio crittografato accessibile da qualsiasi dispositivo connesso. La piattaforma garantisce la disponibilità di questi documenti per diversi decenni, anche dopo un’uscita dall’azienda. Ma tra le evoluzioni normative del 2026 e il rafforzamento dei meccanismi di autenticazione, il funzionamento concreto del caveau digitale Arkevia merita un esame preciso.
Riferimento CNIL 2026 e durate di conservazione: cosa cambia per Arkevia
Le guide concorrenti ricordano che l’accesso al caveau rimane attivo dopo la fine di un contratto di lavoro. Tuttavia, trascurano un punto fondamentale: il riferimento CNIL pubblicato nel 2026 precisa gli obblighi legati all’uscita di un dipendente.
Tre durate distinte coesistono ora nell’ecosistema della busta paga dematerializzata:
- Gli elementi di identificazione legati alla busta paga devono essere conservati per 6 anni dopo l’ultima DSN trasmessa.
- Il duplicato della busta paga lato datore di lavoro rimane archiviato per 5 anni.
- La disponibilità della busta elettronica per il dipendente deve essere garantita per 50 anni o fino all’età pensionabile maggiorata di 6 anni.
Questo quadro impone ad Arkevia di gestire un passaggio tecnico al momento dell’uscita: disattivazione dell’account datore di lavoro, passaggio in archiviazione intermedia, mantenimento dei diritti di accesso residui del dipendente. Concretamente, il dipendente conserva un accesso personale completo ai propri documenti, mentre il precedente datore di lavoro perde ogni visibilità sul contenuto del caveau.
Un guida completa su Arkevia caveau dettaglia i passaggi di questa transizione e i diritti associati a ciascun profilo utente.
Autenticazione rafforzata su Arkevia nel 2026: passaggio alla doppia verifica
Fino a poco tempo fa, l’accesso al caveau si basava su una coppia identificativo-password classica, a volte completata da un codice segreto fornito dal datore di lavoro. Nel 2026, Arkevia generalizza l’autenticazione a due fattori (2FA) su tutti i conti.
Questo cambiamento modifica la procedura di accesso quotidiano. Dopo l’inserimento della password, un codice temporaneo viene inviato tramite SMS o tramite un’app di autenticazione. La connessione avviene solo dopo la convalida di questo secondo fattore.
Impatto concreto sulla prima connessione
Durante l’attivazione iniziale, il dipendente deve ora associare un numero di telefono personale o configurare un’app dedicata. Questo passaggio si aggiunge alla creazione della password e all’inserimento di un indirizzo email personale (diverso dall’email professionale).
Per i dipendenti che lasciano la loro azienda, la 2FA rimane legata al numero personale, non al numero professionale. Un cambio di numero di telefono senza aggiornamento preventivo in Arkevia può bloccare l’accesso al caveau. La procedura di recupero passa quindi attraverso il supporto tecnico, con verifica dell’identità.
Caveau digitale Arkevia e obblighi fiscali: la riforma di settembre 2026
L’articolo L.102 B del Libro delle procedure fiscali impone, a partire dal 1° settembre 2026, durate di conservazione prolungate per alcuni documenti contabili e fiscali. Questa riforma non riguarda direttamente le buste paga dei dipendenti, ma spinge i fornitori di archiviazione a armonizzare le loro pratiche.
Arkevia, in quanto operatore di caveau digitale, deve garantire che i documenti archiviati rimangano integri e accessibili per periodi che superano il quadro HR stretto. Le aziende che utilizzano la piattaforma per archiviare documenti oltre le buste paga (attestazioni fiscali, certificati di lavoro) sono direttamente interessate.
| Obbligo | Durata di conservazione | Base legale |
|---|---|---|
| Busta paga (dipendente) | 50 anni o pensione + 6 anni | Codice del lavoro |
| Duplicato busta (datore di lavoro) | 5 anni | Codice del lavoro |
| Identificazione busta / DSN | 6 anni dopo l’ultima DSN | Riferimento CNIL 2026 |
| Documenti fiscali (azienda) | Durate prolungate a partire da set. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Questa tabella mostra che quattro regimi di conservazione diversi possono coesistere in un unico caveau Arkevia. La gestione accurata delle date di cancellazione o di passaggio in archiviazione definitiva diventa una sfida tecnica per la piattaforma.
Valore giuridico dei documenti e norma NF Z42-020
Un documento digitale ha valore probatorio solo se rispetta condizioni rigorose di integrità, data e tracciabilità. Arkevia si basa sulla norma NF Z42-020, che regola le componenti tecniche di un caveau digitale: crittografia dei dati, sigillatura all’ingresso, registrazione degli accessi.
La sigillatura digitale fissa il documento al momento del deposito. Qualsiasi modifica successiva è rilevabile, il che garantisce che la busta paga consultata cinque, dieci o trenta anni dopo sia rigorosamente identica a quella emessa dal datore di lavoro.
Hosting e conformità al GDPR
I dati sono ospitati in Francia, condizione necessaria per la conformità al GDPR. La crittografia AES-256 protegge i file a riposo e in transito. Solo il titolare del caveau può consultare o scaricare i propri documenti – il datore di lavoro perde questo accesso dopo l’uscita del dipendente, in conformità al riferimento CNIL.
La combinazione della norma NF Z42-020 e del quadro GDPR rende Arkevia uno strumento di archiviazione a valore giuridico certificato. Una busta paga estratta dal caveau può essere prodotta come prova davanti a un tribunale o a un ente pensionistico senza contestazione possibile sulla sua autenticità.
Il rafforzamento simultaneo dell’autenticazione, l’entrata in vigore di nuove durate fiscali e l’aggiornamento del riferimento CNIL nel 2026 pongono Arkevia di fronte a una crescente complessità normativa. Per il dipendente, il dato da ricordare rimane semplice: associare un indirizzo email e un numero di telefono personali al caveau garantisce un accesso duraturo, indipendentemente da qualsiasi cambiamento di datore di lavoro.
