Arkevia slaat loonstroken, arbeidsovereenkomsten en attesten op in een versleutelde ruimte die toegankelijk is vanaf elk verbonden apparaat. Het platform garandeert de beschikbaarheid van deze documenten gedurende meerdere decennia, ook na vertrek uit het bedrijf. Maar met de regelgevende evoluties van 2026 en de versterking van de authenticatiemechanismen verdient de concrete werking van de digitale kluis van Arkevia een nauwkeurige beoordeling.
CNIL-referentiekader 2026 en bewaartermijnen: wat verandert voor Arkevia
Concurrentiegidsen herinneren eraan dat de toegang tot de kluis actief blijft na het einde van een arbeidsovereenkomst. Ze missen een cruciaal punt: het in 2026 gepubliceerde CNIL-referentiekader verduidelijkt de verplichtingen met betrekking tot het vertrek van een werknemer.
Drie verschillende termijnen bestaan nu binnen het ecosysteem van gedigitaliseerde loonadministratie:
- De identificatie-elementen met betrekking tot de loonadministratie moeten worden bewaard 6 jaar na de laatste verzonden DSN.
- De kopie van de loonstrook aan de werkgeverszijde blijft 5 jaar gearchiveerd.
- De beschikbaarheid van de elektronische loonstrook voor de werknemer moet worden gegarandeerd voor 50 jaar of tot de pensioenleeftijd verhoogd met 6 jaar.
Dit kader verplicht Arkevia om een technische omschakeling te beheren op het moment van vertrek: deactivering van het werkgeversaccount, overgang naar tussentijdse archivering, behoud van de resterende toegangsrechten van de werknemer. Concreet behoudt de werknemer volledige persoonlijke toegang tot zijn documenten, terwijl de voormalige werkgever geen zicht meer heeft op de inhoud van de kluis.
Een uitgebreide gids over de Arkevia kluis beschrijft de stappen van deze overgang en de rechten die aan elk gebruikersprofiel zijn verbonden.
Versterkte authenticatie op Arkevia in 2026: overstap naar dubbele verificatie
Tot voor kort was de toegang tot de kluis gebaseerd op een klassieke gebruikersnaam-wachtwoord combinatie, soms aangevuld met een geheime code verstrekt door de werkgever. In 2026 generaliseert Arkevia de tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle accounts.
Deze wijziging verandert de dagelijkse inlogprocedure. Na het invoeren van het wachtwoord wordt een tijdelijke code verzonden via SMS of via een authenticatie-app. De inlogpoging slaagt pas na validatie van deze tweede factor.
Concreet effect op de eerste inlog
Bij de initiële activatie moet de werknemer nu een persoonlijk telefoonnummer koppelen of een speciale app configureren. Deze stap komt bovenop het aanmaken van het wachtwoord en het invullen van een persoonlijk e-mailadres (verschillend van het professionele e-mailadres).
Voor werknemers die hun bedrijf verlaten, blijft de 2FA gekoppeld aan het persoonlijke nummer, niet aan het professionele nummer. Een wijziging van het telefoonnummer zonder voorafgaande update in Arkevia kan de toegang tot de kluis blokkeren. De herstelprocedure verloopt dan via de technische ondersteuning, met identiteitsverificatie.
Digitale kluis Arkevia en fiscale verplichtingen: de hervorming van september 2026
Artikel L.102 B van het Fiscale Procedures Boek verplicht, vanaf 1 september 2026, tot langere bewaartermijnen voor bepaalde boekhoudkundige en fiscale documenten. Deze hervorming richt zich niet rechtstreeks op de loonstroken van werknemers, maar dwingt archiveringsdienstverleners om hun praktijken te harmoniseren.
Arkevia, als operator van een digitale kluis, moet garanderen dat de gearchiveerde documenten integraal en toegankelijk blijven gedurende periodes die het strikte HR-kader overschrijden. Bedrijven die het platform gebruiken om documenten op te slaan naast loonstroken (fiscale attesten, werkcertificaten) zijn direct betrokken.
| Verplichting | Bewaartermijn | Juridische basis |
|---|---|---|
| Loonstrook (werknemer) | 50 jaar of pensioen + 6 jaar | Arbeidswet |
| Kopie loonstrook (werkgever) | 5 jaar | Arbeidswet |
| Identificatie loonadministratie / DSN | 6 jaar na laatste DSN | CNIL-referentiekader 2026 |
| Fiscale documenten (bedrijf) | Langere termijnen vanaf sept. 2026 | Art. L.102 B LPF |
Deze tabel toont aan dat vier verschillende bewaarregimes kunnen co-existeren in dezelfde Arkevia kluis. Het nauwkeurig beheren van verwijderdata of de overgang naar definitieve archivering wordt een technische uitdaging voor het platform.
Juridische waarde van documenten en norm NF Z42-020
Een digitaal document heeft alleen bewijswaarde als het voldoet aan strikte voorwaarden van integriteit, tijdstempeling en traceerbaarheid. Arkevia steunt op de norm NF Z42-020, die de technische componenten van een digitale kluis regelt: versleuteling van gegevens, verzegeling bij binnenkomst, loggen van toegang.
De digitale verzegeling fixeert het document op het moment van de indiening. Elke latere wijziging is detecteerbaar, wat garandeert dat de loonstrook die vijf, tien of dertig jaar later wordt geraadpleegd, rigoureus identiek is aan die welke door de werkgever is uitgegeven.
Hosting en GDPR-conformiteit
De gegevens worden gehost in Frankrijk, een noodzakelijke voorwaarde voor de naleving van de GDPR. De AES-256 versleuteling beschermt bestanden in rust en tijdens verzending. Alleen de houder van de kluis kan zijn documenten inzien of downloaden – de werkgever verliest deze toegang na het vertrek van de werknemer, in overeenstemming met het CNIL-referentiekader.
De combinatie van de norm NF Z42-020 en het GDPR-kader maakt van Arkevia een archiveringsinstrument met gecertificeerde juridische waarde. Een loonstrook die uit de kluis wordt gehaald, kan als bewijs worden gepresenteerd voor een rechtbank of een pensioenorganisatie zonder enige betwisting van de authenticiteit.
De gelijktijdige versterking van de authenticatie, de inwerkingtreding van nieuwe fiscale termijnen en de update van het CNIL-referentiekader in 2026 plaatst Arkevia voor een toenemende regelgevende complexiteit. Voor de werknemer blijft de te onthouden gegevens eenvoudig: koppel een persoonlijk e-mailadres en een persoonlijk telefoonnummer aan de kluis om een duurzame toegang te garanderen, ongeacht veranderingen van werkgever.
